Перечисление признаков классификации документов в организациях
Классификация документов - это процесс группировки документов по определенным признакам с целью упорядочить, систематизировать и улучшить доступность к информации. Как правило, система классификации документов устанавливается в рамках внутренних документоведческих правил организации. Ниже перечислены признаки, по которым классифицируются документы в организациях.
1. Форма документа
Важное распределение документов осуществляется по форме их оформления. Как правило, это постановления, приказы, заявки, письма, отчеты и т.д. Классификация документов по форме помогает организовать систему учёта документов и ускоряет процесс поиска необходимой информации.
2. Вид документа
Классификация по виду документа включает список тех документов, которые используются в данной организации. Эти документы включают в себя например: графики, таблицы, договора, бухгалтерские документы, технические паспорта, заявки на обслуживание и т.д.
3. Функциональное назначение
Этот классификационный признак групирует документы в зависимости от их назначения в организации. К примеру, документы могут относиться к рекламной, финансовой или кадровой деятельности.
4. Дата создания
Документы можно группировать по дате создания, что очень помогает контролировать хронологию документооборота. Также это помогает отслеживать выполнение заданий и заявок.
5. Ответственный за обработку
Классификация документов по отвественному за их обработку может значительно облегчить работу документоведов и оптимизировать процесс работы в различных отделах организации.
6. Уровень секретности
Классификация документов по уровню секретности является важным признаком при организации систмы хранения документов, что исключит разглашение конфиденциальной информации.
Все перечисленные выше признаки классификации документов используются в организациях, чтобы создать эффективную систему учета и контроля документооборота. Каждый признак помогает определить категорию документов и ускорить процесс поиска необходимой информации.