В чем преимущество документированной информации? По сравнению с бездокументальной?
Документированная информация - это информация, занесенная в определенные документы и записи, имеющие конкретную форму и подчиняющиеся правилам организации. Она абсолютно необходима для функционирования любой организации, бизнеса или государства.
Преимущества документированной информации
1. Возможность анализа и контроля
Взятие под контроль любой деятельности организации требует сбора, обработки, хранения и анализа информации. Документированная информация позволяет точно и полно представить организацию перед руководством, сотрудниками и потребителями. Она позволяет проводить объективную оценку работы организации и принимать решения на основе точных данных.
2. Снижение рисков
Сбор и хранение документированной информации позволяют снизить риски возникновения проблем в случае, если что-то пойдет не так. В организации может произойти множество событий: неудачный бизнес-партнер, ошибки при реализации проекта, технические проблемы и т. д. Документированная информация помогает установить причины возникших неполадок и принять меры по их предотвращению в будущем.
3. Обучение персонала
Документированная информация является основой в процессе обучения персонала. Учебные материалы, инструкции, руководства по эксплуатации – все это необходимо при подготовке сотрудников к работе. Документированная информация – это источник, который помогает новичкам понять принятые в организации нормы, политики и процедуры.
4. Взаимодействие с клиентами
Документированная информация позволяет клиентам быть уверенными в том, что они имеют дело с надежным и профессиональным бизнесом. Она помогает предоставлять покупателям информацию об услугах, наличии товара и правилах обслуживания. Документирование также может упростить процедуры, связанные с претензиями и жалобами клиентов.
5. Законодательное соблюдение
Документированная информация является необходимостью на сегодняшний день для законодательного соблюдения. Организации должны соблюдать множество правил и норм, предписываемых государственными структурами и регулирующими организациями. Они могут быть привлечены к ответственности за нарушение будь то финансовое, рабочее, медицинское или иное.
Заключение
Документированная информация является необходимостью, которая позволяет организациям контролировать свою работу, снизить риски, улучшить коммуникации и, в целом, повысить эффективность. Без документированной информации организации не могут эффективно функционировать и достигать своих бизнес-целей.